miércoles, 20 de abril de 2011

MICROSOFT EXCEL 2010

MICROSOFT EXCEL 2010

QUE ES UNA HOJA DE CÁLCULO
Microsoft Excel 2010 nos permite analizar, administrar y compartir información de más formas que nunca, lo que le ayuda a tomar decisiones mejores y más inteligentes. Las nuevas herramientas de análisis y visualización le ayudan a realizar un seguimiento y resaltar importantes tendencias de datos. Obtenga acceso fácilmente a datos importantes dondequiera que vaya desde prácticamente cualquier explorador web o smartphone.1 Incluso puede cargar sus archivos en Internet y trabajar simultáneamente con otras personas en línea. Tanto como si produce informes financieros o administra sus gastos personales, Excel 2010 le brinda más eficiencia y flexibilidad para lograr sus objetivos. Entorno de trabajo
UTILIDADES DE UNA HOJA DE CÁLCULO
Excel 2010 tiene una utilidad para realizar  “Captura/ Recorte de pantalla”  de modo directo característica que ayudará salvar todo o parte de la hoja como una imagen.
ENTORNO DE TRABAJO DE UNA HOJA DE CÁLCULO
 Interfaz del usuario: como todo software diseñado para trabajar bajo ambiente grafico, la pantalla de Excel contiene los elementos comunes:
·         Barras de títulos de la aplicación y del documento
·         En la versión 2007 las barras de menús y de herramientas aparecen trasformadas en una cinta de opciones.
Así mismo contiene los elementos propios de la aplicación como:
·         Barra de formulas
·         El área de trabajo estructurada en filas y columnas
·         Controles para desplazamiento entre hojas
Cuando la ventana del documento es maximizada el nombre aparece en la barra del título de la aplicación y los controles pasan al área donde se listan las fichas de la barra de opciones
ELEMENTOS GRAFICOS EN UNA VENTANA Y AREA DE TRABAJO
DE LA HOJA DE CÁLCULO
Barra de formulas
Panel de tareas
Encabezado  De columna
Encabezado  De fila
Barra de estado
Controles
Desplazamiento De hojas
Etiquetas de Hojas de trabajo (hoja 1 activa)
Área de trabajo
BOTON DE OFFICE
Proporciona acceso a las opciones para el manejo propio de archivos como son nuevos, abrir, guardar, guardar como, imprimir etc..
Muestra un área donde se listan los documentos recientes, el botón de comando opciones de Excel desde donde se puede personalizar la aplicación, por ultimo el botón de comando salir de Excel
CINTA DE OPCIONES
Es un centro de comandos personalizable desde el cual se controlan las funciones del software, y podemos decir que es una herramienta inteligente debido a que además de las opciones que muestra por omisión, activa otras de acuerdo con el trabajo que se esté realizando.
Se agrupan las herramientas en Fichas Inicio, Insertar, diseño de pagina, formulas, datos revisar, vistas y ayuda, las cuales concentran en áreas llamadas Grupos controles que accionan comandos específicos o dan acceso a cuadros de dialogo para complementar alguna instrucción.
Debido a su carácter grafico el funcionamiento de la aplicación generalmente se realiza con el uso del mouse, no obstante es importante mencionar que también se puede acceder mediante el teclado por ejemplo, al presionar ALT activa un modo de acceso con el teclado a los comandos de la Cinta de Opciones, al presionar ESC el proceso regresa al indicador de opciones anterior.
FICHA INICIO
En esta ficha está presente en casi todas las aplicaciones de Microsoft Office a (excepto en Outlook y OneNote) algunos comandos que contienen son similares entre las diversas aplicaciones y otros son apropiados de la aplicación enseguida mencionaremos las funciones y significado de cada uno de ellos
Cortar
Pegar
Copiar
Copiar Formato
Grupo
Indicador de
Cuadro de dialogo
Aumentar y disminuir Tamaño de fuente
Fuente
Tamaño de fuente
Negrita
Subrayado
Cursiva
Bordes
Color de texto
Color de Relleno
Alinear en la  Parte superior
Alinear en la  Parte inferior
Ajustar texto
Alinear en el medio
Orientación texto
Continuación…
Aumentar Sangría
Disminuir Sangría
Combinar y centrar
Alinear a  La izquierda
Alinear a  La derecha
Centrar
Formato de número
Millares
Moneda
Porcentual
Aumentar decimal
Disminuir decimales
Autosuma
Rellenar
Borrar
BARRA DE FORMULAS
La barra de formulas es una barra particular muy importante de la hoja de cálculo pues a través de ellas es posible introducir datos y editarlos
Está constituida por tres áreas en las que se encuentra:
Cuadro de nombres. Este recurso tiene tres funciones: a) muestra la referencia de la celda activa b) permite asignar nombre a las celdas o rangos seleccionados, escribiéndolo directamente en este control y c) lista y activa automáticamente los nombres personalizados de celdas o rangos al seleccionar algunos de ellos
Cuando se introducen una formula, se activan dos controles: cancelar e introducir, que son las funciones de anular o aceptar el contenido que se esté tecleando en el cuadro de texto de la barra de formulas
Barra de formulas es un cuadro de texto, desde el cual se puede escribir o visualizar el contenido de una celda
Opciones en la barra de formulas.
Cuadro de nombres
Barra de formulas
Introducir
Cancelar
Introducir funciones
AREA DE TRABAJO
El área de trabajo de la hoja de cálculo se define por la estructura de filas y columnas. La captura y edición de datos se realiza mediante la activación de una celda, al hacer clic con el botón izquierdo del ratón, un borde resaltado y el pequeño recuadró en la esquina inferior derecho llamado control de relleno, identifican la celda activa.
La función de esta barra localizada en la parte inferior de la pantalla, es desplegar información o ayuda relacionada con la actividad que se esta desarrollando
Columna
La figura muestra el área de trabajo de sus elementos
Celda activa
Filas
Control de relleno
TIPOS DE DATOS EN EXCEL
En primer lugar, debemos distinguir entre valores constantes y fórmulas.
Los valores constantes son datos que se introducen directamente en la celda (sobre ellos versará el presente artículo) y que no dependen del contenido de ninguna otra celda. Por contra, las fórmulas son expresiones que se escriben en las celdas y cuyo resultado a mostrar depende del valor de otras celdas. Las fórmulas siempre comienzan por el símbolo de igualdad (=).
Dentro de los valores constantes nos encontramos con los siguientes tipos de datos:
  • Texto. Para almacenar texto en una celda, simplemente basta con pinchar en ella y escribirlo. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres (entre letras, dígitos y caracteres especiales) que se alineará por defecto a la izquierda y que invadirá las celdas adyacentes de su derecha si están vacías, en caso que el contenido sea mayor que la celda que ha de contenerlo.

    Si queremos que los datos introducidos sean reconocidos como texto (aunque sean números o fechas) para que, por ejemplo, no se vean afectados por los formatos numérico y fecha; o también, si queremos que se vea una fórmula y no su resultado, escribiremos al comienzo el símbolo comilla simple (').

    Imaginemos que yo quiero guardar en una celda la fórmula =2+3 y quiero que se vea la propia fórmula y no 5, su resultado. Entonces tendré que escribir '=2+3. Puede apreciarse que la comilla sólo se visualiza en la barra de fórmulas.

    Lo mismo ocurriría si escribimos 17/03. Automáticamente, Excel nos escribe 17-mar. Lo resolveríamos escribiendo 17/03 precedido de una comilla simple.

    Cuando un dato es reconocido como texto por Excel no pueden realizarse operaciones con él.


     
  • Números. Sin duda ninguna, se trata del tipo de datos más utilizado en una hoja de cálculo, ya que son la materia prima con la que realizarlos (los cálculos). Se alinean por defecto a la derecha de la celda y admiten los 10 caracteres numéricos: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9;  los signos de más + y menos - y los paréntesis ( ).

    Los símbolos de + y - deben ir siempre precediendo al número. El signo + se ignora y el - identifica al número como negativo. Igualmente, puede indicarse que un número es negativo escribiéndolo entre paréntesis (notación contable).

    Además, también puede utilizarse el signo del euro €, para indicar a Excel que le asigne el formato monetario.

    Otro símbolo admitido es la E. Este símbolo se emplea en la notación científica de un número. Por ejemplo, 3E5 es, en realidad 300000. Es decir, el número 3 seguido de cinco ceros.
    Cuando un número no cabe en una celda, automáticamente se convierte a notación científica. Si aún así no cabe se verá esta rellena de #.



    Una discusión aparte merece la utilización de la coma y el punto separador de millares. Para la coma decimal usaremos el punto del teclado numérico o la coma del teclado alfabético (al lado de la M). El punto del teclado alfabético lo usaremos como separación de millares.


    Por último, si escribimos un número seguido del símbolo %, Excel lo considerará como un porcentaje.

     
  • Fecha y hora. Las fechas y horas se alinean a la derecha de la celda. Si escribimos el símbolo barra invertida /, Excel tratará de asimilarlo como una fecha. Así por ejemplo, si escribimos 12/03 para Excel será el 12 de marzo, Si escribimos 8/69, será agosto de 1969.

    Los separadores admitidos para expresar las fechas son la barra ya mencionada y el guión -. El formato es día/mes/año. Si la fecha introducida está comprendida entre 1929 y 2029 sólo es necesario introducir los dos últimos dígitos de la fecha.

    Algunos ejemplos de fechas: 1/2/10 (1defebrero de 2010), 17-3-1915 (17 de marzo de 1915), 17-03-15 (17 de marzo de 2015), etc.

    Para introducir una hora, utilizamos como separador los dos puntos :, siguiendo el formato horas: minutos: segundos.

    Ejemplos: 15:47:25 (las 3 PM, 47 minutos y 25 segundos), 11:3 (11 AM y 3 segundos)
Bibliografía

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